2　文書事務は、文書管理システムを使用して行うものとする。ただし、総務部行政管理課長(以下「行政管理課長」という。)が認めた文書に係る文書事務については、この限りでない。

2　課長は、前項ただし書の規定により課長補佐以外の者を文書取扱主任に指定したときは、速やかに行政管理課長に通知しなければならない。

3　文書取扱主任は、上司の命を受けその課における次に掲げる事務を処理する。

2　文書取扱担当者は、上司の命を受け次に掲げる事務を処理する。

2　行政管理課長は、文書の審査及び保存の事務を行う。ただし、行政管理課長が指定する所管課において行う文書の保存に係る事務については、この限りでない。

3　行政管理課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて所管課長に対し必要な措置を求めることができる。

2　前項の規定にかかわらず、主務課において必要と認めるときは、行政管理課長の承認を得て文書処理のため適宜の帳票を用いることができる。

2　配布すべき課が明らかでない文書は、行政管理課において開封し、主務課に配布するものとする。

3　勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定める。

2　課長の閲覧を経た文書は、指示に従い主務係長に交付する。

3　主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。

4　配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに行政管理課に回付しなければならない。

2　前項の場合において、その意見を異にし協議が整わないときは、上司の裁断を求めなければならない。

3　合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になつたときはその旨合議先に通知しなければならない。

2　前項の文書以外の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、主務部又は主務課において決裁印を押印するものとする。

2　公布及び告示を必要とする文書は、決裁後行政管理課において公告式番号簿により順次番号を付して公布等の手続をなし、主務課にはその写をもつて通知し、原議は行政管理課において保管するものとする。

2　文書を行政管理課において印刷する場合は、主務課において印刷申込書に必要事項を記入の上、遅くとも印刷希望期日前二日までに行政管理課に回付しなければならない。

3　前項の規定により回付された文書は、希望期日までに印刷しなければならない。ただし、処理量その他の理由により希望期日までに完了することができないときは、主務課と協議して適当な処置をとらなければならない。

2　電子文書である庁内文書は、前項第三号の規定にかかわらず、庁内電子メール又は文書管理システムにより送信するものとする。

3　電子文書である庁外文書は、別に定めるところにより、電気通信回線を通じて送信することができる。

2　完結した文書は、担当者において処理経過、保存年限、編集種別、認印等につき、その完否を確認した上、次に掲げるところにより整理しなければならない。

2　第一種から第五種までのそれぞれに属する文書は、別表に定めるところによる。ただし、同表の規定により難い文書の保存種別については、行政管理課長と協議の上、決定するものとする。

3　文書の保存期間は、編集が会計年度によるものは翌年度四月一日から、暦年によるものは翌年一月一日からそれぞれ起算する。

2　課長は、編集した簿冊で第一種及び第二種に属するものは、毎年一回行政管理課長が指定する期日までに引継文書目録を添えて行政管理課長に引き継がなければならない。ただし、当該簿冊について、業務上の理由等により主務課において保管する必要があると行政管理課長が認めた場合は、この限りでない。

3　行政管理課長は、引継ぎを受けた文書を文書倉庫(以下「書庫」という。)に保存しなければならない。この場合において、行政管理課長は引継文書について成冊及び保存年限等の適否について審査し不適当なものについては主務課に返付し、修正の指示をすることができる。

4　前二項の規定にかかわらず、次に掲げる文書並びに文書保存施設を有する課及び各出張所等における文書は、この規程に基づいて編集の上、その所属長が保管することができる。

5　前三項の規定にかかわらず、電子文書等は、この規程に基づいて必要な事項を文書管理システムに登録して編集の上、その所属長が保管するものとする。

2　書庫内においては、喫煙し、その他火気を用いてはならない。

3　行政管理課長は、保存文書台帳を設け、常に整理しておかなければならない。

2　保存文書の貸出期間は、十四日以内とする。

3　貸出しを受けた収蔵文書は、庁外に持ち出し、又は他に転貸することができない。

4　貸出しを受けた収蔵文書は、抜取り、取替え又は訂正をすることができない。

2　第一種に属する文書又は保存期間が満了しない文書であつても、保存の必要がないと認めたものは、前項の手続に準じて廃棄することができる。

3　前二項の規定により廃棄を決定したときは、保存文書台帳にその旨記入しなければならない。

4　行政管理課長は、廃棄する文書のうち機密に属するものについては裁断その他の適切な方法により、その他のものについては他に悪用されないよう最善の方法により処分しなければならない。

5　課長は、各課において保管している文書について、前各項の規定に準じて廃棄しなければならない。

1　この訓令は、昭和三十九年一月一日から施行する。

2　次に掲げる規程は、廃止する。

この訓令は、昭和三十九年四月一日から施行する。

1　この訓令は、昭和三十九年十月一日から施行する。

2　この訓令施行の際従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、その残存分に限り、適宜修正の上使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和四十年五月二十七日から施行する。

(旧印刷物の使用)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正し使用することができる。

この訓令は、昭和四十一年七月一日から施行する。

この訓令は、昭和四十四年十月三十日から施行する。

この訓令は、昭和四十五年七月十一日から施行する。

この訓令は、昭和四十七年四月一日から施行する。

この訓令は、昭和四十八年四月一日から施行する。

この訓令は、昭和四十九年四月六日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和五十七年七月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和五十八年四月一日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行する。

2　この訓令施行の際従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、その残存分に限り、適宜修正の上使用することができる。

この訓令は、平成元年四月一日から施行する。

1　この訓令は、平成六年四月一日から施行する。

2　この訓令の施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、その残存分に限り、適宜修正のうえ使用することができる。

1　この訓令は、平成七年三月三十一日から施行する。ただし、第十号様式、第十号様式の二及び第十二号様式の改正規定は、平成七年四月一日から施行する。

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ、平成九年三月三十一日まで使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成十年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。

1　この訓令は、平成十一年一月一日から施行する。

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。

この訓令は、平成十一年四月一日から施行する。

1　この訓令は、平成十一年四月一日から施行する。

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。

この訓令は、平成十一年八月一日から施行する。

この訓令は、平成十四年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十五年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十六年二月一日から施行する。

この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。

この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の防府市文書取扱規程第三十八条第一項の規定により総務課長の承認を受けた者は、この訓令による改正後の防府市文書取扱規程第三十八条第一項の法務推進課長の承認を受けた者とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成二十八年一月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。

この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成二十八年十一月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。

この訓令は、平成三十一年四月一日から施行する。

この訓令は、令和二年四月一日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和三年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和四年四月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日から令和五年三月三十一日までの間における改正後の第十五条第三号の規定の適用については、同号中「毎年度四月一日」とあるのは、「令和四年一月一日」とする。

(施行期日)

1　この訓令は、令和四年八月一日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。

この訓令は、令和四年九月一日から施行する。