○防府市帳票規程
昭和三十五年十二月二十七日
訓令第八号
(目的)
第一条 この規程は、本市で使用する帳票の作成及び管理について必要な事項を定め、帳票の単純化・標準化を通じて帳票制度の確立を図り、もつて事務能率の向上と経費の節約に資することを目的とする。
(平三訓令五・一部改正)
(平三訓令五・一部改正)
(帳票の分類)
第三条 帳票を分けて次のとおりとする。
一 共通帳票 各課に共通して使用するもの
二 準共通帳票 共通帳票以外のもので二課以上にわたり使用するもの
三 特定帳票 特定の一課で使用するもの
四 臨時帳票 臨時に使用するもので常備しないもの
(帳票作成の基準)
第四条 帳票を作成するときは、別記、帳票作成基準によらなければならない。ただし、法令その他別に定めがあつて帳票作成基準によりがたいものについては、この限りでない。
(帳票の新設、改正)
第五条 課長(防府市事務決裁規程(昭和五十八年防府市訓令第二号)第二条第四号ハに規定する者。以下同じ。)は、帳票の新設又は改正をしようとするときは、帳票様式決裁書(第一号様式)により決裁するものとする。ただし、共通帳票又は準共通帳票にあつては、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)へ合議しなければならない。
2 前項の規定は、臨時帳票には、これを適用しない。
(昭五二訓令六・全改、昭五五訓令三・昭六一訓令一・昭六二訓令二・平三訓令五・一部改正)
第六条 削除
(昭五二訓令六)
(昭五二訓令六・全改)
(帳票取扱主任)
第八条 帳票管理の適正を図るため、各課に帳票取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置き、庶務担当係長(企画員を含む。)をもつてこれにあてる。
2 取扱主任は、上司の命を受け、その課における次の各号に掲げる事務を処理する。
一 課に属する帳票の改善向上に関すること。
二 帳票様式決裁書の整理保管に関すること。
三 その他帳票に関すること。
(昭三七訓令一二・追加、昭四五訓令一〇・一部改正)
(決裁書の保管)
第九条 登録済みの帳票様式決裁書を、各課において整理保管しなければならない。
(昭三七訓令一二・旧第八条繰下、昭五二訓令六・一部改正)
(帳票の印刷)
第十条 取扱主任は、共通帳票又は準共通帳票を印刷したときは、当該帳票一部を使用前に総務課長へ提出しなければならない。
2 取扱主任は、前項に定める帳票以外の帳票(臨時帳票を除く。)を印刷したときは、当該帳票一部を帳票登録台帳に添付しなければならない。
(昭五二訓令六・全改)
(帳票の廃止)
第十一条 課長は、登録済みの帳票を廃止しようとするときは、帳票廃止届(第三号様式)により決裁するものとする。ただし、共通帳票及び準共通帳票にあつては、総務課長へ合議しなければならない。
(昭五二訓令六・全改)
(助言、勧告)
第十二条 総務課長は、必要と認めるときは、課長に対し、帳票改善に関する助言又は勧告をすることができる。
(昭三六訓令八・一部改正、昭三七訓令一二・旧第十一条繰下、昭四〇訓令五・一部改正)
附則
1 この訓令は、昭和三十六年一月一日から施行する。
2 この訓令施行の際現に使用中の帳票の取扱いについては、別に定める。
附則(昭和三六年六月二九日訓令第八号)
(施行期日)
1 この訓令は、昭和三十六年七月一日から施行する。
(旧印刷物の使用)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正し、使用することができる。
附則(昭和三七年一〇月一五日訓令第一二号)
(施行期日)
1 この訓令は、昭和三十七年十一月一日から施行する。
(旧印刷物の使用)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正し、使用することができる。
附則(昭和三九年三月三一日訓令第八号)
この訓令は、昭和三十九年四月一日から施行する。
附則(昭和四〇年五月二七日訓令第五号)
(施行期日)
1 この訓令は、昭和四十年五月二十七日から施行する。
(旧印刷物の使用)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正し使用することができる。
附則(昭和四五年七月一一日訓令第一〇号)
この訓令は、昭和四十五年七月十一日から施行する。
附則(昭和五二年八月三一日訓令第六号)
この訓令は、昭和五十二年九月一日から施行する。
附則(昭和五五年三月三一日訓令第三号)
この訓令は、昭和五十五年四月一日から施行する。
附則(昭和六一年四月一日訓令第一号)
この訓令は、昭和六十一年四月一日から施行する。
附則(昭和六二年四月一日訓令第二号)
この訓令は、昭和六十二年四月一日から施行する。
附則(平成三年七月二六日訓令第五号)
この訓令は、平成三年八月一日から施行する。
別記
帳票作成基準
第1 帳票作成の一般原則
1 帳票は事務手続の用具であるとともに手続を規定するものであるから帳票はすべての点で能率的なものであること。
2 帳票はつとめて事務手続の簡素化をはかつて作成すること。
3 類似の帳票はできるだけ統合、廃止をはかり、その種類をすくなくすること。
4 記入者、取扱者の立場や能力を考えて作成すること。とくに記入者が一般市民であるときには、説明や用字、用語をやさしくし、記入しやすいように、注意を払うこと。
5 できあがつた帳票は、見た目によい感じを与えるものであること。
6 転記作業は、できるだけさけるように考えること。
第2 用紙
1 帳票の仕上寸法
(1) 帳票の仕上寸法は、事務用機器に使用する特殊のものを除き、原則として日本工業規格によるB列(4～7番)を用い第1表による。カードの寸法は第2表による。
第1表
列 番号 | B列 | A列 |
0 | mm mm 1,030×1,456 | mm mm 841×1,189 |
1 | 728×1,030 | 594×841 |
2 | 515×728 | 420×594 |
3 | 364×515 | 297×420 |
4 | 257×364 | 210×297 |
5 | 182×257 | 148×210 |
6 | 128×182 | 105×148 |
7 | 91×128 | 74×105 |
8 | 64×91 | 52×74 |
9 | 45×64 | 37×52 |
10 | 32×45 | 26×37 |
11 | 22×32 | 18×26 |
12 | 16×22 | 13×18 |
第2表
判 | 仕上寸法 |
インチ インチ 3 × 5 | mm mm 75×125 |
A6 | 105×148 |
A5 | 148×210 |
B5 | 182×257 |
インチ インチ 5 × 8 | 127×203(一覧式カード用) |
(2) 寸法計算の基準は次による。
ア 複写簿のように紙片を切りとつて用いるものは、切りとつた紙片の大きさを仕上寸法とする。
イ 控付の帳票は、切りとる部分の大きさを仕上寸法とする。なお、控の大きさは切りとる部分の1／3程度とする。
ウ 帳票・ルーズリーフ式はそれぞれの中味の大きさを仕上寸法とする。
エ とくに細長い寸法を必要とするときは、規格判の長手を偶数倍した寸法を用いる。
オ 加工仕上寸法の許容差は±2mmとする。
2 長手の方向
用紙の長手を縦にとるか横にとるかは、いつしよにとじられる帳票との関係等を考慮してきめるが、B5判のものは長手を縦にとることを原則とし、横にすることはできるだけさける。
3 紙質
原則として洋紙を用い、紙質は取扱度数、処理経路、記入方法、複写枚数、保存期間、両面・片面使用の別、部内・部外の別、重要などを考慮して、おおむね次のように選ぶものとする。
(1) 片面だけを用いる帳票
ア そのとき限りのもの(中質紙または上ザラ紙、45キロ)
イ 長期間保存のもの(上質紙または中質紙45キロ)
(2) 両面を用いる帳票
ア そのとき限りのもの(中質紙または上ザラ紙45～55キロ)
イ 長期間保存のもの(上質紙または中質紙55～70キロ)
(3) カーボン紙を用いて複写する帳票
A構造紙25.5～30キロに類するもの(なるべく和紙を用いないこと。)
(4) カード用
カード用紙135キロ以上
4 用紙は原則として色紙を用いない。
第3 様式の設計
1 用字・用語
(1) 漢字は当用漢字、かなづかいは現代かなづかいによる。
(2) 数字はアラビア数字を用い、漢数字はつとめて使用しない。
(3) 用語は、できるだけ単純化し、帳票の標題と重複する内容、辞句は省く。
2 書式は、左横書きとする。
項目
(1) 項目の配置
ア 項目は、わくに入れ(ボックスタイプ)そのはじめをなるべく縦にそろえる。
イ 関連ある項目は、ひとまとめにし関連する順序にならべる。
ウ 処理進行状況をわかりやすくするため、記入欄、月日欄、押印欄などを処理の進行順に配置し、処理完了が容易にわかるようにする。
エ 他の帳票に転記・照合するような項目は、その帳票の項目と合わせる。
オ 帳票の流れる経路を示すには、余白にその発送元及び配付先を記入しておく。
カ 検出、選出、集計のために必要な事項を記入される箇所は、トジシロの反対側とする。
キ あらかじめ想定される記入項目または定例的な記入項目は、印刷しておき、2項目選択の場合は、消除、3項目以上選択の場合はできるだけチェック印を利用し、または必要によりマルで囲む等、記入の手数を省く。
(2) 帳票の名称、ページ欄、整理番号などの位置は次の標準による。
ア 帳票の名称は上辺中央とし、右上に記入欄を設けた場合はその左側に配置する。カードなどで帳票の名称を上辺にすると、つごうの悪い場合は、下辺とし帳票の名称を、はつきり記載する必要のない場合は、下辺のすみに小さく記載する。
イ ページ欄は、左とじの場合は右上部欄外に配置し、上とじの場合は、下部中央欄外に配置する。
ウ 帳票の整理番号は、左とじの場合は右上とし、その下に発行年月日を配置し、上とじの場合は左下としその上に発行年月日を配置する。
エ 下部欄外に、帳票登録番号、紙の大きさ、紙質略号、作成年月、作成数量、単価、納入者などを、次の配置によつて記載する。ただし、下部欄外に記載できないときはトジシロに適宜入れる。
(3) 記入心得を必要とする場合は、次の要領による。
ア 記入心得は、なるべくその項目とともに、または、その附近に記載する。
イ 記入心得が長くなる場合、または2項目以上に共通する場合には左上または、上辺中央の余白あるいはトジシロに記載する。
ウ 表面に余白がない場合は、左上または上辺中央に「記入心得裏面」と記して、裏面に記載する。
(4) 欄、ケイ線
ア 記入欄の幅は5～9mmを標準とする。
イ 記入欄の長さは、次の標準によりあらかじめ記入された字数を考慮してきめる。ただし、複写の場合は、これに1～2mmを加える。
区分 (1字当り) | 帳簿 | 伝票 | 1字のとき |
数字 | 3～4mm | 4～5mm | 4～5mm |
かな | 4～5 | 5～6 | 5～6 |
漢字 | 5～6 | 6～8 | 8～10 |
ウ 押印欄はなるべく右上にならべ、押印の順は左から右へその帳票の流れる順にならべる。
押印欄は14mm角を標準とする。
押印者職名を入れる場合は、わく内の左上とする。
エ 統計用紙など行数の多いものは、行の一端または両端に行番号を5行ごとに小さく入れるか、あるいは5行ごとに線を少し太くする。
オ 記事・摘要・備考欄などは、なるべく置かないようにし置く場合でもその面積はできるだけ小さくする。
第4 余白、とじ穴
1 余白は紙のへりから10mmとし、とくに取扱いにより周囲のいたむものは15mmまでとする。ただし、引きはなしケイ及び特別の場合を除く。
2 トジシロは約25mmとする。
3 用紙の長手を縦にとつたB5の帳票で縦書きの一般文書とともにとじられることがあるものは、そのトジシロを左右両側に約20mmとする。
4 B7以下の小さい帳票のトジシロは、用紙の短かい辺とする。
5 とじこむものは、あらかじめ穴をあけておく。あらかじめ穴をあけておくことがつごうの悪いときは、10～15mmの中心線及び穴の位置を印刷する。
6 穴についての寸法は、次による。
(1) とじ側の紙のへりからとじ穴の中心まで 12.5mm
(2) 直径 5mm
(3) 穴の中心から中心まで 80mm
第5 印刷、製本
1 両面印刷は、次の方法による。
(1) 左とじの場合は、表面の右側が裏面の左側と合うように印刷する。
(2) 上とじの場合は、表面の上部が裏面の下部と合うように印刷する。
(3) 裏面に印刷のあることが、わかりにくいとき、または、1項目が裏に続くときは、表面の最後に「裏に続く」裏面のはじめに「続き」と注意を入れる。
2 ケイ引きは、次による。
(1) ウラケイは、主要項目の区分及び帳票の外わくなどに用いる。
(2) オモテケイは主要項目中に各欄のかこみなどに用いる。
(3) 一つのわくの中に、数行にわたつて記入を要する場合には、点線で行を示す。
(4) とくに必要と認められる場合のほかは、四分(しぶん)ケイ以上のケイ及び子持ケイなどは用いない。
(5) 住所・氏名などを記入する位置を示すアンダーラインは、点線とする。
3 印刷する活字は、次による。
(1) 活字はできる限りポイント活字、明朝(ミンチョー)体を用いとくに注意をひく必要のあるところは、ゴジツク(太字)体とする。
(2) 活字の大きさは、次の標準による。ただし、外部に出る関係上、大きい活字を必要とするものを除く。
ア 帳票名称(B4、B5の場合)14ポゴジツクまたは4号ゴジツク
イ 帳票名称(B6の場合)10ポゴジツクまたは5号ゴジツク
ウ 主要項目の見出し 9ポ
エ 各欄の題目、説明など 8ポ
オ 記入心得など 6～8ポ
カ その他一般的事項 6～8ポ
キ 帳票登録番号、帳票の大きさ、作成年月、印刷枚数など 6ポ
4 印刷インクの色は既製のインクで、黒、ミドリ、ミズ色、ダイダイ、セピヤ、灰色、青、赤などをつかい、つとめて一色刷とする。
5 印刷原稿は、帳票様式決裁書に原寸で正確に製図し、活字の字体、大きさ及びケイ線の種類などを指定する。
6 製本は、次の方法による。
(1) 製本する場合は、その数量によつて1冊の枚数を50、100、200枚の単位として、のりづけ製本する。
(2) 複写帳票は、原則として、のりづけとする。
(3) 控付帳票は、針金とじとし、切りとるためにミシンを入れる。
(昭36訓令8・昭37訓令12・昭40訓令5・一部改正)
(昭36訓令8・一部改正)
(昭36訓令8・昭37訓令12・昭40訓令5・一部改正)
