○防府市消防本部文書取扱規程
昭和四十三年十二月二十七日
消防本部訓令第二号
目次
第一章 総則(第一条―第八条)
第二章 収受及び配布(第九条―第十条の二)
第三章 処理(第十一条―第二十条)
第四章 発送(第二十一条―第二十六条)
第五章 整理、編集及び保存(第二十七条)
第六章 雑則(第二十八条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 防府市消防本部(以下「本部」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。
(平一〇消本訓令三・一部改正)
一 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図書、写真、フィルム又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。
二 電子文書 文書のうち電磁的記録であつて、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
三 文書事務 文書の収受、整理その他文書に関する事務処理をいう。
四 文書管理システム 電子計算機を使用して文書事務及び文書に係る総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
(令四消本訓令二・追加)
(文書の種類)
第二条 文書は、次のとおり区分して取り扱うものとする。
一 庁内文書 庁内各課及び機関相互において収発する文書
二 庁外文書 前号の文書以外の収発する文書
(昭五一消本訓令八・平二七消本訓令六・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第三条 文書は、全て正確かつ迅速に処理し、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書事務は、文書管理システムを使用して行うものとする。ただし、消防総務課長が認めた文書に係る文書事務については、この限りでない。
(平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
(課長の責務)
第四条 課長は、その主管に属する文書が前条の規定に従つて処理されるように常に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第五条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置き、庶務を担当する課長補佐をもつて充てる。ただし、課長補佐が置かれないときその他必要と認めるときは、課長が指定する者をもつて充てることができる。
2 課長は、前項ただし書の規定により課長補佐以外の者を文書取扱主任に指定したときは、速やかに消防総務課長に通知しなければならない。
3 文書取扱主任は、上司の命を受けその課における次に掲げる事務を処理する。
一 文書の収受、配布及び発送に関すること。
二 文書処理の促進に関すること。
三 文書の審査に関すること。
四 文書の保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
五 文書事務の改善及び指導に関すること。
六 文書管理システムに関すること。
七 その他文書事務に関し必要なこと。
(平一〇消本訓令三・平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・一部改正)
(文書取扱担当者)
第六条 文書取扱主任を補佐するため、各課に文書取扱担当者を置き、係長の職にある者をもつて充てる。
2 文書取扱担当者は、上司の命を受け次に掲げる事務を処理する。
一 文書の編集及び製本に関すること。
二 文書の審査に関すること。
三 文書の整理及び保管に関すること。
四 文書管理システムに関すること。
五 その他文書事務に関し必要なこと。
(平一〇消本訓令三・全改、平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
(消防総務課長の職務)
第七条 消防総務課長は、庁外文書及びこれに付随する物品の収発並びに完結文書の保存の事務を掌理する。
(平二二消本訓令二・一部改正)
(文書処理に必要な帳票等)
第八条 文書処理のため備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
一 消防総務課に備える帳票等
(一) 書留等配布簿(第一号様式)
(二) 物品配布簿(第二号様式)
(三) 郵便切手受払簿(第三号様式)
二 各課に備える帳票等
(一) 文書受発簿(第四号様式)
(二) 文書受付印(第五号様式)
(三) 引継文書目録(第六号様式)
(四) 文書台帳(第七号様式)
(五) 処理印(第八号様式)
(六) 決裁印(第九号様式)
三 一般帳票等
(一) 起案用紙(第十号様式)
(二) 託送電報発信依頼書(第十一号様式)
(三) 電話応接処理票(第十二号様式)
(平一〇消本訓令三・全改、平一〇消本訓令六・平二二消本訓令二・一部改正)
第二章 収受及び配布
文書の種別 | 手続 |
書留、審査請求、内容証明、訴訟その他到達日時が権利の得失に関係のある文書 | 封筒の表面に文書受付印を押し収受した日時を明記し、書留等配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。 |
物品 | 物品配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。 |
2 配布すべき課が明らかでない文書は、消防総務課において開封し、主務課に配布するものとする。
(平一〇消本訓令三・全改、平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・平二八消本訓令四・一部改正)
(勤務時間外に到達した文書の取扱い)
第十条 勤務時間外に到達した文書は、当直責任者がこれを受理し、主務課に引き継がなければならない。
(平一〇消本訓令三・全改)
(主務課における収受文書の取扱い)
第十条の二 直接主務課において受領した文書は、第九条の規定に準じて処理するものとする。
(平一六消本訓令一・追加、平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
第三章 処理
(処理の原則)
第十一条 文書の処理は、全て課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理を図り、その案件が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
(平二七消本訓令六・一部改正)
一 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易なもの
二 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
2 課長の閲覧を経た文書は、指示に従い主務係長に交付する。
3 主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
4 配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに消防総務課に回付しなければならない。
(昭五一消本訓令八・平一〇消本訓令三・平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第十三条 文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。
一 文書の記号は、本部の略称「防消本」及び主務課の頭文字で表し、番号の前に付けるものとする。ただし、庁内文書については、本部の略称を省略するものとする。
二 文書の番号は、同一の記号において毎年度四月一日に始まり翌年三月三十一日に終わる。
三 軽易な事件に関する文書については、番号を省略し、号外とすることができる。
(昭五一消本訓令八・平一〇消本訓令三・平二七消本訓令六・令四消本訓令二・令四消本訓令三・一部改正)
(起案の要領)
第十四条 起案は、次の要領によるものとする。
一 文書管理システムその他の情報処理システム(文書の決裁、供覧その他の事務処理を行うための機能を有しているものに限る。以下この号及び第二十条において「文書管理システム等」という。)を使用する方法又は文書管理システム等で出力した用紙を用いる方法によること。ただし、別に定めがある場合は、この限りでない。
二 定例のものは、一定の簿冊で処理し、又は単に閲覧にとどまる軽易なものは、処理印を押し、余白に必要な事項を記載して決裁を受け、又は閲覧することができる。
三 起案文書には、内容に則した簡潔な標題を付すること。
四 文字は常用漢字及び現代仮名遣いにより、文案は理解しやすく、かつ、簡明に記述し、記載事項を訂正したときは、訂正者は、その箇所を明確にしなければならない。
五 必要なものには、起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を添付すること。
六 急を要するもの又は説明を要するものは、起案者又は上司が持参して説明するものとし、機密に属するものに「秘」の字を朱書し、なお、必要があるときは封皮を施すなど他見に触れないよう注意すること。
七 起案文書には、必ず編集簿冊名及び保存種別を明確にすること。
八 起案文書には、公開区分及び非公開等の区分を明確にすること。
(昭五一消本訓令八・昭六二消本訓令一・平一〇消本訓令六・平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
(決裁区分)
第十五条 起案文書には、防府市消防本部事務決裁規程(昭和四十三年防府市消防本部訓令第一号)に定める決裁区分を表示しなければならない。
(平二七消本訓令六・一部改正)
第十六条 削除
(平三一消本訓令三)
(合議)
第十七条 二以上の課に関係のある事件に係る起案文書は、最も関係の多い課で起案し、関係がある課長に合議し、又は供覧しなければならない。
2 前項の場合において、その意見を異にし、協議が整わないときは、上司の裁断を求めなければならない。
3 合議を経た文書で、その要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になつたときは、その旨合議先に通知しなければならない。
(平二七消本訓令六・一部改正)
(審査)
第十八条 次に掲げるものに係る起案文書は、関係課長の合議を経た後消防総務課に回付しなければならない。
一 市議会に提出する議案及び報告書(参考資料として添付するものを含む。)
二 条例、規則、訓令及び告示
三 消防長及び次長の決裁を受ける庁外文書のうち、発送を要する文書
四 その他特に重要なもの
(平一〇消本訓令三・平二二消本訓令二・平二四消本訓令二・平二七消本訓令六・平三一消本訓令三・令二消本訓令二・一部改正)
(緊急処理すべき事項の取扱い)
第十九条 緊急に処理する必要があり、かつ、常例の手続を経る時間的余裕のない事件は、直ちに口頭によりその事件について決裁を受けて措置することができる。この場合においては、事後この章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。
(昭五一消本訓令八・昭六二消本訓令一・平二七消本訓令六・一部改正)
(決裁印の押印)
第二十条 消防長及び次長の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、消防総務課において決裁印を押印し、主務課に返付しなければならない。
2 前項の文書以外の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、主務課において決裁印を押印するものとする。
(昭六二消本訓令一・平一〇消本訓令三・平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
第四章 発送
(発送文書の決裁)
第二十一条 発送文書は、全て上司の決裁を経た後発送しなければならない。
(平二七消本訓令六・一部改正)
一 軽易な事件に係る文書 本部名
二 特に軽易な事件に係る文書及び庁内文書 次長名及び課長名
(昭六二消本訓令一・平二七消本訓令六・一部改正)
(浄書及び印刷)
第二十三条 文書のうち浄書を必要とするものは、速やかに主務課において浄書するものとする。
2 文書を市行政管理課において印刷する場合は、主務課において印刷申込書に必要事項を記入の上、遅くとも印刷希望期日前二日までに市行政管理課に回付しなければならない。
(平一〇消本訓令三・全改、平二四消本訓令二・平二七消本訓令六・平三一消本訓令三・令二消本訓令二・一部改正)
(発送文書の取扱い)
第二十四条 発送を要する文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
一 浄書済みの発送文書は、所定の事項を文書管理システムに入力又は文書受発簿に記入の上、当該文書が電子文書である場合を除き、防府市消防本部公印取扱規則(昭和三十三年防府市規則第六号)第八条の定めるところにより公印を押印すること。ただし、庁内文書及び軽易な庁外文書については、公印を省略することができる。
二 庁外文書で郵送を必要とするものについては、主務課において取りまとめ、消防総務課に回付すること。ただし、特別の事情により消防総務課に回付できないときは、主務課において所要の手続を経た後に直接郵便局に送達することができる。
2 電子文書である庁内文書は、庁内電子メール又は文書管理システムにより送信するものとする。
3 電子文書である庁外文書は、別に定めるところにより、電気通信回線を通じて送信することができる。
(平一〇消本訓令三・平一六消本訓令一・平一七消本訓令三・平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・令四消本訓令二・一部改正)
(発送文書の処理)
第二十五条 消防総務課は、郵送する文書の回付を受けたときは、郵便切手受払簿に所要の事項を記入の上、処理するものとする。
(平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・一部改正)
(電報の取扱い)
第二十六条 電報は、消防総務課において発信する。
2 電報案は、特に簡明に記載し、略符合のあるものをつとめて用い、託送電報発信依頼書により消防総務課に回付しなければならない。
(平二二消本訓令二・一部改正)
第五章 整理、編集及び保存
(文書の整理、編集及び保存)
第二十七条 文書の整理、編集及び保存については、防府市文書取扱規程第五章の定めるところによる。ただし、同章第三十六条第四項の文書については、消防総務課長が関係主務課の意見を聞いて、廃棄することができる。
(平一〇消本訓令三・平二二消本訓令二・平二七消本訓令六・一部改正)
第六章 雑則
(準用)
第二十八条 消防署における文書の取扱いについては、この規程を準用する。この場合において、「課長」とあるのは「消防署長」と、「課長補佐」とあるのは「署長補佐」と読み替えるものとする。
(平一〇消本訓令三・平二一消本訓令一の二・平二七消本訓令六・一部改正)
附則
(施行期日)
第一条 この訓令は、昭和四十四年一月一日から施行する。
(旧印刷物の使用に関する特例)
第二条 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正して使用することができる。
附則(昭和五一年一一月一日消防本部訓令第八号)
1 この訓令は、昭和五十一年十一月一日から施行する。
2 この訓令施行の際、従前の規程の例により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正し使用することができる。
附則(昭和六二年三月三〇日消防本部訓令第一号)
この訓令は、昭和六十二年四月一日から施行する。
附則(平成七年三月三一日消防本部訓令第四号)
この訓令は、平成七年四月一日から施行する。
附則(平成九年三月三一日消防本部訓令第二号)
この訓令は、平成九年四月一日から施行する。
附則(平成一〇年四月一日消防本部訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成十年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成一〇年一二月二五日消防本部訓令第六号)
1 この訓令は、平成十一年一月一日から施行する。
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成一一年四月一日消防本部訓令第三号)
1 この訓令は、平成十一年四月一日から施行する。
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成一一年八月一日消防本部訓令第七号)
この訓令は、平成十一年八月一日から施行する。
附則(平成一六年一月二八日消防本部訓令第一号)
この訓令は、平成十六年二月一日から施行する。
附則(平成一七年三月三一日消防本部訓令第三号)
この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成一九年三月三〇日消防本部訓令第五号)
この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。
附則(平成二一年三月二五日消防本部訓令第一号の二)
この訓令は、平成二十一年四月一日から施行する。
附則(平成二二年三月二五日消防本部訓令第二号)
この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。
附則(平成二三年四月一日消防本部訓令第三号)
この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。
附則(平成二四年四月一日消防本部訓令第二号)
この訓令は、平成二十四年四月一日から施行する。
附則(平成二七年一二月二八日消防本部訓令第六号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十八年一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成二八年三月三一日消防本部訓令第四号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二八年一〇月二八日消防本部訓令第八号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十八年十一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成三一年四月一日消防本部訓令第三号)
この訓令は、平成三十一年四月一日から施行する。
附則(令和二年四月一日消防本部訓令第二号)
この訓令は、令和二年四月一日から施行する。
附則(令和三年三月三一日消防本部訓令第二号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(令和四年三月三一日消防本部訓令第二号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日から令和五年三月三十一日までの間における改正後の第十三条第二号の規定の適用については、同号中「毎年度四月一日」とあるのは、「令和四年一月一日」とする。
附則(令和四年七月二九日消防本部訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年八月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
(平10消本訓令3・全改、平28消本訓令8・令3消本訓令2・一部改正)
(平10消本訓令3・全改、平28消本訓令8・一部改正)
(平10消本訓令3・全改)
(令4消本訓令3・全改)
(平10消本訓令3・全改)
(平11消本訓令7・全改)
(平11消本訓令7・全改)
(平10消本訓令3・全改)
(平10消本訓令3・全改)
(令4消本訓令3・全改)
(平10消本訓令3・追加、平21消本訓令1の2・平22消本訓令2・平28消本訓令8・一部改正)
(平10消本訓令3・追加)
