○防府市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成二十九年三月三十一日
訓令第三号
目次
第一章 総則(第一条・第二条)
第二章 管理体制(第三条―第八条)
第三章 教育研修(第九条―第十一条)
第四章 職員の責務(第十二条)
第五章 特定個人情報等の取扱い(第十三条―第二十三条)
第六章 情報システムにおける安全の確保等(第二十四条―第三十六条)
第七章 情報システム室等の安全管理(第三十七条・第三十八条)
第八章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等(第三十九条―第四十四条)
第九章 安全確保上の問題への対応(第四十五条・第四十六条)
第十章 監査及び点検の実施(第四十七条―第四十九条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 本市における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第二条 この訓令における用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成二十五年法律第二十七号。以下「番号法」という。)第二条及び防府市個人情報保護条例(平成十五年防府市条例第十九号。以下「個人情報保護条例」という。)第二条の定めるところによる。
第二章 管理体制
(総括責任者)
第三条 本市に、総括責任者一人を置き、副市長をもって充てる。
2 総括責任者は、本市における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(令四訓令一・一部改正)
(保護責任者)
第四条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、保護責任者一人を置き、当該各課等の長をもって充てる。
2 保護責任者は、各課等における特定個人情報等を適切に管理する。
3 特定個人情報等に係る情報システムを取り扱う各課等の保護責任者は、各課等の情報システムにおける特定個人情報等を適切に管理する。
(令四訓令一・一部改正)
(保護担当者)
第五条 特定個人情報等を取り扱う各課等に、当該各課等の保護責任者が指定する保護担当者を置き、係長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護担当者は、保護責任者を補佐し、各課等における特定個人情報等の管理に関する事務を行う。
(令四訓令一・一部改正)
(事務取扱担当者)
第六条 保護責任者は、各課等において、特定個人情報等を取り扱う職員(非常勤職員、臨時職員及び派遣労働者を含む。以下同じ。)(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲において特定個人情報等を取り扱わせなければならない。
(令四訓令一・一部改正)
(監査責任者)
第七条 本市に、監査責任者一人を置き、広報広聴課長をもって充てる。
2 監査責任者は、本市における特定個人情報等の管理の状況について監査する。
(平三一訓令一・令三訓令二・一部改正)
(組織体制)
第八条 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備し、当該組織体制に変更が生じた場合には、速やかに総括責任者に報告を行うものとする。
一 職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の職員から保護責任者等への報告体制
二 特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護責任者等への報告体制
三 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
四 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(令四訓令一・一部改正)
第三章 教育研修
第九条 総括責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事するものに対し、番号法第二十九条の二に規定するサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。
3 総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
4 総括責任者は、保護責任者に対し、各課等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行う。
(令四訓令一・一部改正)
第十条 削除
(令四訓令一)
第十一条 保護責任者は、各課等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
2 総括責任者は、各課等の職員が必要な教育研修に参加することができるよう、適切に教育研修の機会を確保する等の必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
第四章 職員の責務
第十二条 職員は、番号法及び個人情報保護条例の趣旨にのっとり、関連する法令等の定め並びに総括責任者、保護責任者及び保護担当者の指示に従わなければならない。
(令四訓令一・一部改正)
第五章 特定個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第十三条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 アクセス権限を有する職員であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(令四訓令一・一部改正)
(複製等の制限)
第十四条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行う。
一 特定個人情報等の複製
二 特定個人情報等の送信
三 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
四 その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(令四訓令一・一部改正)
(誤りの訂正等)
第十五条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、遅滞なく保護責任者に報告し、その指示に従い、訂正等を行う。
(令四訓令一・一部改正)
(媒体の管理等)
第十六条 事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、金庫等への保管、施錠等を行う。
(令四訓令一・一部改正)
(廃棄等)
第十七条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該特定個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保護責任者は、前項の規定による削除又は廃棄を行った場合には、その記録を保存しなければならない。
3 保護責任者は、第一項の規定による削除又は廃棄を委託した場合には、当該委託先において確実に削除又は廃棄が行われたことを確認しなければならない。
(令四訓令一・一部改正)
(取扱状況の記録)
第十八条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。
(令四訓令一・一部改正)
(利用の制限)
第十九条 保護責任者は、個人番号の利用に当たっては、番号法及び防府市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用に関する条例(平成二十七年防府市条例第四十号。以下「番号条例」という。)が定めた事務に限定する。
(令四訓令一・一部改正)
(提供の求めの制限)
第二十条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第二十一条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集又は保管の制限)
第二十二条 事務取扱担当者は、番号法第十九条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(取扱区域)
第二十三条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
第六章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第二十四条 総括責任者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第三十条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード、ICカード、生体情報等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護責任者は、前項の場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備し、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(アクセス状況の記録等)
第二十五条 保護責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護責任者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(管理者権限の設定)
第二十六条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(外部からの不正アクセスの防止)
第二十七条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第二十八条 保護責任者は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(暗号化)
第二十九条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(入力情報の照合等)
第三十条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップの作成等)
第三十一条 保護責任者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(情報システム設計書等の管理)
第三十二条 保護責任者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等に必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(端末の限定)
第三十三条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(端末の盗難防止等)
第三十四条 保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(令四訓令一・一部改正)
(第三者の閲覧防止)
第三十五条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器又は媒体の接続制限)
第三十六条 保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器又は媒体の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
第七章 情報システム室等の安全管理
(令四訓令一・改称)
(情報システム室の入退管理等)
第三十七条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 保護責任者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護責任者は、情報システム室の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めを整備し、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
4 保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に施錠装置、警報装置、監視設備等の設置等の措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(保管施設の管理)
第三十八条 保護責任者は、特定個人情報等が記録されている媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前条に規定する措置に準じた措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
第八章 特定個人情報等の提供及び業務の委託等
(特定個人情報等の提供)
第三十九条 事務取扱担当者は、番号法で限定的に規定された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第四十条 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、委託先と締結する契約書に次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一 秘密保持義務
二 事業所内からの特定個人情報等の持出しの禁止
三 特定個人情報等の目的外利用の禁止
四 再委託を行う場合において付する条件の内容
五 情報漏えい等の事案が発生した場合の委託先の責任
六 委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄
七 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化並びに従業者に対する監督及び教育
八 契約内容の遵守状況について報告を求めることができる旨
九 市において必要があると認めるときは、委託先に対して実地の監査、調査等を行うことができる旨
2 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
(令四訓令一・一部改正)
(委託先に対する定期的検査等)
第四十一条 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先における特定個人情報等の管理の状況について、年一回以上の定期的検査等により確認する。
(令四訓令一・一部改正)
(委託先に対する監督)
第四十二条 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する際には、その委託先において番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行う。
(令四訓令一・一部改正)
(派遣労働者に係る契約書の記載事項)
第四十四条 保護責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
(令四訓令一・一部改正)
第九章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第四十五条 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等安全確保上で問題となる事案(以下単に「事案」という。)が発生した場合に、その事案を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、情報漏えい等の被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。
3 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
(公表等)
第四十六条 総括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
第十章 監査及び点検の実施
(監査)
第四十七条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。
(令四訓令一・一部改正)
(点検)
第四十八条 保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。
(令四訓令一・一部改正)
(評価及び見直し)
第四十九条 総括責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(令四訓令一・一部改正)
附則
この訓令は、平成二十九年五月一日から施行する。
附則(平成三一年三月二二日訓令第一号)
この訓令は、平成三十一年四月一日から施行する。
附則(令和三年三月二六日訓令第二号)
この訓令は、令和三年四月一日から施行する。
附則(令和四年一月二六日訓令第一号)
この訓令は、令和四年四月一日から施行する。