○防府市個人情報の取扱いに関する管理規程
令和五年三月三十一日
訓令第三号
目次
第一章 総則(第一条・第二条)
第二章 管理体制(第三条―第七条)
第三章 教育研修(第八条・第九条)
第四章 職員の責務(第十条)
第五章 保有個人情報の取扱い(第十一条―第十八条)
第六章 情報システムにおける安全の確保等(第十九条―第三十三条)
第七章 情報システム室等の安全管理(第三十四条・第三十五条)
第八章 保有個人情報の提供(第三十六条)
第九章 保有個人情報の取扱いの委託(第三十七条・第三十八条)
第十章 サイバーセキュリティの確保(第三十九条)
第十一章 安全管理上の問題への対応(第四十条―第四十二条)
第十二章 監査及び点検の実施(第四十三条―第四十五条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 本市における保有個人情報(個人番号及び特定個人情報を除く。以下同じ。)の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第二条 この訓令における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号。以下「法」という。)第二条及び第六十条の定めるところによる。
第二章 管理体制
(総括保護管理者)
第三条 本市に、総括保護管理者一人を置き、副市長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本市における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第四条 保有個人情報を取り扱う各課等に、保護管理者一人を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における保有個人情報の適切な管理を確保する。
3 保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(保護担当者)
第五条 保有個人情報を取り扱う各課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を置き、係長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第六条 本市に、監査責任者一人を置き、広報広聴課長をもって充てる。
2 監査責任者は、本市における保有個人情報の管理の状況について監査する。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第七条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員による委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
第三章 教育研修
第八条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
第九条 保護管理者は、各課等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第四章 職員の責務
第十条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第五章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第十一条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及びその権限の内容を決定する。この場合において、当該範囲及び内容は、当該保有個人情報を取り扱う業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、かつ、アクセスは必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第十二条 職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
一 保有個人情報の複製
二 保有個人情報の送信
三 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
四 その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第十三条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第十四条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、金庫等への保管、施錠等を行う。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第十五条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はホームページ等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第十六条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該保有個人情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 保護管理者は、保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合には、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認しなければならない。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第十七条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第十八条 保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第六章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第十九条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第三十一条を除き、以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する事項を定め、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第二十条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第二十一条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及び保有個人情報の量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスを監視するため、必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第二十二条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第二十三条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第二十四条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第二十五条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限の範囲に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第二十六条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切なパスワードの選択その他の漏えい防止のための暗号化を行う。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第二十七条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第二十八条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第二十九条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第三十条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第三十一条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報について、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第三十二条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第三十三条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等に必要な措置を講ずる。
第七章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第三十四条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、情報システム室等の入退の管理について必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めを整備し、及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第三十五条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第八章 保有個人情報の提供
第三十六条 保護管理者は、法第六十九条第二項第四号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、原則として次に掲げる措置を講ずる。
一 当該提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について当該提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすこと。
二 当該提供先へ安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずること。
2 保護管理者は、法第六十九条第二項第三号の規定に基づき行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、前項各号に規定する措置を講ずる。
第九章 保有個人情報の取扱いの委託
(業務の委託等)
第三十七条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務の委託に関する契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、保有個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
一 保有個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
二 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成十七年法律第八十六号)第二条第一項第三号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
三 保有個人情報の複製等の制限に関する事項
四 保有個人情報の安全管理措置に関する事項
五 保有個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
六 委託終了時における保有個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
七 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
八 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先(再委託先を含む。第五項を除き、以下同じ。)における委託された保有個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、取扱いを委託する保有個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を委託した場合には、委託した業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容及び保有個人情報の量等に応じて、委託先の作業の管理体制及び実施体制並びに保有個人情報の管理の状況について、実地検査により確認する。
6 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の保有個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
(その他の措置)
第三十八条 保護管理者は、保有個人情報を提供し、又は保有個人情報の取扱いに係る業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減するため、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
第十章 サイバーセキュリティの確保
第三十九条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成二十六年法律第百四号)第二十六条第一項第二号のサイバーセキュリティに関する対策の基準を参考に、取り扱う保有個人情報の性質等を考慮し、適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第十一章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第四十条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、被害拡大防止のために必要と認められる措置については、直ちに行うものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を市長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している各課等に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第四十一条 保護管理者は、法第六十八条第一項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第二項の規定による本人への通知を要する場合には、前条の措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
(公表等)
第四十二条 保護管理者は、法第六十八条第一項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第二項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずる。
第十二章 監査及び点検の実施
(点検)
第四十四条 保護管理者は、各課等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第四十五条 総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
附則
この訓令は、令和五年四月一日から施行する。