「市民の声」の公表／詳細／市政一般／平成23年4月

「市民の声」の公表（詳細）

件名

市役所業務全般の改善について

受付年月

平成23年4月

提言の要旨

 　自治会宛の文書のあて先が部署により、手書き、タックシール貼り付け、パソコンで印刷と異なっている。コスト意識を持って最も安価な方法を役所で統一したらどうか。

　4月に自治会長を交代したが、15日頃に届いた書類が前自治会長あてになっていた。各種情報の一元化がなされていないのでは。

　道路課にお願いしたことについて、進捗状況を尋ねたが、担当者がいないので分からないとのこと。申請者で検索したら進捗が分かるような仕組みはできないのか。

　「市政に対する要望等」の電子データを、支所に要求したが、どこにあるか検索するのに時間を要した。この時間こそ無駄なコストである。

回答の要旨

　自治会長変更届を受理しているにもかかわらず、前自治会長宛の文書を発行し、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫びします。

　以後、このようなことが起こらないよう注意してまいります。

　例年、自治会長の交代時期である3月末から4月にかけては、変更が集中するため、各課への早期の通知処理が難しい状況となります。

　そのため、この時期は自治会長様宛に文書を送付する際は、担当部署が市民活動推進課に変更の有無を事前に確認することとしていますので、今後、事務処理に遺漏がないよう徹底してまいります。

　また、宛名シールにつきましては、市内全域又はある一定の範囲の地域の自治会長様宛にまとめての発送が必要な場合は、市民活動推進課がこのシールを作成し、担当部署が発送しています。

　この場合は、最新のデータに基づいて作成していますが、作成後に変更届が出された場合は、対応が困難になります。

　次に、文書の宛先の記載方法につきましては、送付件数や使用する封筒の大きさ、文書の内容等で各部署において効率性を考えて、臨機応変に対応していますので、御理解をお願いします。

　職員のコスト意識につきましては、限られた財源・人員で、効率的・効果的な行政を行うための重要な要員であると認識しています。

　このため、常に行政改革や職員の人材育成について、注意を喚起しているところですので、数々のお気付きをいただきまして感謝いたします。

　今後も、コスト意識の醸成を含め職員の意識改革にしっかりと取り組んでいきます。

　最後に、道路課に依頼した内容の進捗状況をお尋ねされたところ、担当者が不在で分からないとの回答について、誠実さに欠ける対応であり、大変に申し訳なく存じます。

　今後は、課内での情報の共有化を図るとともに、担当が不在の場合は、早急に連絡を取るようにいたします。

内容に関するお問い合わせ先

職員課（1号館2階）
電話（0835）25-2122　Fax（0835）25-2997

市民活動推進課（1号館2階）
電話（0835）25-2120　Fax（0835）25-2193

道路課（3号館2階）
電話（0835）25-2181　Fax（0835）25-2331