○防府市教育委員会事務局文書取扱規程
平成十一年一月一日
教育委員会訓令第一号
防府市教育委員会事務局文書取扱規程(昭和四十五年防府市教育委員会訓令第二号)の全部を改正する。
目次
第一章 総則(第一条―第七条)
第二章 収受、配布及び処理(第八条―第十八条)
第三章 浄書及び発送(第十九条―第二十三条)
第四章 整理、編集及び保存(第二十四条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 防府市教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。
(平二八教委訓令三・一部改正)
一 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。
二 電子文書 文書のうち電磁的記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
三 文書事務 文書の収受、整理その他文書に関する事務処理をいう。
四 文書管理システム 電子計算機を使用して文書事務及び文書に係る総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
(令四教委訓令一・追加)
(文書取扱いの原則)
第二条 文書は、全て正確かつ迅速に処理し、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書事務は、文書管理システムを使用して行うものとする。ただし、教育委員会教育部教育総務課長(以下「教育総務課長」という。)が認めた文書に係る文書事務については、この限りでない。
(平二七教委訓令五・令四教委訓令一・一部改正)
(課長の責務)
第三条 課長は、その主管に属する文書が前条の規定に従って処理されるよう常に留意し、その促進に努めなければならない。
(平二八教委訓令三・一部改正)
(文書取扱主任)
第四条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置き、庶務を担当する課長補佐をもって充てる。ただし、課長補佐が置かれないときその他必要と認めるときは、課長が指定する者をもって充てることができる。
2 課長は、前項ただし書の規定により課長補佐以外の者を文書取扱主任に指定したときは、速やかに教育総務課長に通知しなければならない。
3 文書取扱主任は、上司の命を受けその課における次に掲げる事務を処理する。
一 文書の収受、配布及び発送に関すること。
二 文書処理の促進に関すること。
三 文書の審査に関すること。
四 文書の保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
五 文書事務の改善及び指導に関すること。
六 文書管理システムに関すること。
七 その他文書事務に関し必要なこと。
(平二〇教委訓令一・平二七教委訓令五・一部改正)
(文書取扱担当者)
第五条 文書取扱主任を補佐するため、各課に文書取扱担当者を置き、係長の職にある者をもって充てる。
2 文書取扱担当者は、上司の命を受け次に掲げる事務を処理する。
一 文書の編集及び製本に関すること。
二 文書の審査に関すること。
三 文書の整理及び保管に関すること。
四 文書管理システムに関すること。
五 その他文書事務に関し必要なこと。
(平二七教委訓令五・令四教委訓令一・一部改正)
(教育総務課長の責務)
第六条 教育総務課長は、事務局の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、その事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
(平二〇教委訓令一・一部改正)
(文書処理に必要な帳票等)
第七条 文書処理のため備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
一 教育委員会教育部教育総務課(以下「教育総務課」という。)に備える帳票等
ア 委員会議案番号簿(第一号様式)
イ 公告式番号簿(第二号様式)
ウ 書留等配布簿(第三号様式)
エ 金券配布票(第四号様式)
オ 物品配布簿(第五号様式)
カ 電報配布簿(第六号様式)
キ 決裁印(第七号様式(その一))
二 各課に備える帳票等
ア 文書受発簿(第八号様式)
イ 文書受付印(第九号様式)
ウ 処理印(第十号様式)
オ 起案用紙(第十二号様式)
カ 託送電報発信伺・発信整理票(第十三号様式)
(平二〇教委訓令一・平二二教委訓令一・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・一部改正)
第二章 収受、配布及び処理
文書の種別 | 手続 |
現金、金券、有価証券、郵便切手等 | 金券配布票に必要事項を記入の上、主務課に配布する。ただし、現金書留により送付されたものについては、金券配布表の金額欄は記入しない。 |
書留、審査請求、内容証明、訴訟その他到達日時が権利の得失に関係のある文書 | 封筒の表面に文書受付印を押印し収受した日時を明記し、書留等配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。 |
電報 | 電報配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。ただし、慶弔電報については、電報配布簿への記入を省略することができる。 |
物品 | 物品配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。 |
2 配布すべき課が明らかでない文書は、教育総務課において開封し、主務課に配布するものとする。
(平二〇教委訓令一・平二七教委訓令五・平二八教委訓令一・一部改正)
(主務課における収受文書の取扱い)
第九条 直接主務課において受領した文書は、前条の規定に準じて処理するものとする。
(平一六教委訓令一・平一七教委訓令三の二・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・一部改正)
(処理の原則)
第十条 文書の処理は、全て課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理を図り、その案件が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
(平二七教委訓令五・一部改正)
一 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易なもの
二 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
2 課長の閲覧を経た文書は、指示に従い主務係長に交付する。
3 主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
4 配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに教育総務課に回付しなければならない。
(平二〇教委訓令一・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第十二条 文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。
一 文書の記号は、事務局の略称「防教」及び主務課の頭文字で表し、番号の前に付けるものとする。ただし、庁内文書については、事務局の略称を省略するものとする。
二 主務課の頭文字が二課以上の課にわたり重複する場合は、教育総務課長と協議の上、当該主務課で使用する記号を決定するものとする。
三 文書の番号は、同一の記号において毎年度四月一日に始まり翌年三月三十一日に終わる。
四 軽易な事件に関する文書については、番号を省略し号外とすることができる。
(平二〇教委訓令一・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・令四教委訓令二・一部改正)
(起案の要領)
第十三条 起案は、次の要領によるものとする。
一 文書管理システムその他の情報処理システム(文書の決裁、供覧その他の事務処理を行うための機能を有しているものに限る。以下この号及び第十六条において「文書管理システム等」という。)を使用する方法又は文書管理システム等で出力した起案用紙を用いる方法によること。ただし、別に定めがある場合は、この限りでない。
二 定例のものは、一定の簿冊で処理し、又は単に閲覧にとどまる軽易なものは、処理印を押印し、余白に必要な事項を記載して決裁を受け、又は閲覧することができる。
三 起案文書には、内容に即した簡潔な標題を付けること。
四 文字は、常用漢字、現代仮名遣いにより、文案は理解しやすく、かつ、簡明に記述し、記載事項を訂正したときは、訂正者は、その箇所を明確にしなければならない。
五 必要なものには、起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を添付すること。
六 急を要するもの又は説明を要するものは、起案者又は上司が持参し、又は説明するものとし、機密に属するものは「秘」の字を朱書し、必要に応じて封筒に入れる等の配慮をすること。
七 編集簿冊、保存種別、公開区分及び非公開等の区分を明確にすること。
(平二七教委訓令五・令四教委訓令一・令四教委訓令二・一部改正)
(決裁区分)
第十四条 起案文書には、別に定める決裁区分を表示しなければならない。
(合議)
第十五条 主務課長は、他の課に関係のある事件に係る文書について、当該関係課長に供覧し、又は合議しなければならない。
2 前項の場合において、その意見を異にし協議が整わないときは、上司の裁断を求めなければならない。
3 合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときはその旨合議先に通知しなければならない。
(平二七教委訓令五・一部改正)
(決裁印の押印)
第十六条 教育長の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、教育総務課総務係において決裁印を押印し、主務課に返付しなければならない。
2 前項の文書以外の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、主務部又は主務課において決裁印を押印するものとする。
(平一九教委訓令二・平二〇教委訓令一・平二二教委訓令一・平二三教委訓令二・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・令四教委訓令二・一部改正)
(教育委員会会議提出議案の取扱い)
第十七条 教育委員会に付議する議案は、所定の決裁を経て主務課において作成し、会議の開催前五日までに教育総務課長に提出しなければならない。
2 前項の決裁文書は、教育総務課において保管するものとする。
3 教育委員会に付議する議案の説明資料その他の関係書類は、会議前三日までに教育総務課に提出しなければならない。
(平二〇教委訓令一・一部改正)
(公示令達の原議の取扱い)
第十八条 公布及び告示を必要とする文書は、決裁後教育総務課において公告式番号簿により順次番号を付してその手続をなし、主務課にはその写を持って通知し、原議は教育総務課において保管するものとする。
(平二〇教委訓令一・平二七教委訓令五・一部改正)
第三章 浄書及び発送
(発送文書の決裁)
第十九条 発送文書は、全て上司の決裁を経た後発送しなければならない。
(平二七教委訓令五・一部改正)
(浄書及び印刷)
第二十条 文書の浄書及び印刷は、防府市文書取扱規程第二十六条に定めるところにより行うものとする。
(平二七教委訓令五・一部改正)
(発信者名)
第二十一条 文書の発信者名は、原則として教育長名を用いるものとする。ただし、法令の規定等により教育委員会名をもってするものにあっては、教育委員会名を用いるものとするほか、特に軽易な事件にあっては、部長名、部次長名又は課長名を用いることができる。
(平二二教委訓令一・一部改正)
(発送文書の取扱い)
第二十二条 発送を要する文書は、次に掲げるところによりにより処理しなければならない。
一 浄書済の発送文書は、当該文書が電子文書である場合を除き、防府市教育委員会公印規則(昭和五十八年防府市教育委員会規則第二号)に定める公印を押印すること。ただし、庁内文書及び特に軽易な庁外文書については、公印を省略することができる。
二 電報は、託送電報発信伺により主務課において発信する。
2 電子文書である庁内文書は、庁内電子メール又は文書管理システムにより送信するものとする。
3 電子文書である庁外文書は、別に定めるところにより、電気通信回線を通じて送信することができる。
(平一六教委訓令一・平一七教委訓令三の二・平二七教委訓令五・令四教委訓令一・令四教委訓令二・一部改正)
(発送文書の処理)
第二十三条 文書を郵送しようとするときは、他の方法による必要がある場合は除き、料金後納郵便の方法によるものとする。
(平二七教委訓令五・一部改正)
第四章 整理、編集及び保存
(文書の整理、編集及び保存)
第二十四条 文書の整理、編集及び保存については、防府市文書取扱規程第五章の規定を準用する。
附則
1 この訓令は、平成十一年一月一日から施行する。
2 この訓令の施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ、使用することができる。
附則(平成一六年一月二八日教育委員会訓令第一号)
この訓令は、平成十六年二月一日から施行する。
附則(平成一七年三月三一日教育委員会訓令第三号の二)
この訓令は、平成十七年四月一日から施行する。
附則(平成一九年三月二三日教育委員会訓令第二号)
この訓令は、平成十九年四月一日から施行する。
附則(平成二〇年三月二四日教育委員会訓令第一号)抄
この訓令は、平成二十年四月一日から施行する。
附則(平成二〇年六月二六日教育委員会訓令第二号)
この訓令は、平成二十年七月一日から施行する。
附則(平成二二年三月二五日教育委員会訓令第一号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十二年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ、使用することができる。
附則(平成二三年三月二五日教育委員会訓令第二号)
この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。
附則(平成二三年三月三一日教育委員会訓令第四号)
この訓令は、平成二十三年四月一日から施行する。
附則(平成二七年三月三一日教育委員会訓令第三号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十七年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日からこの訓令の施行の際現に在職する教育長(地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成二十六年法律第七十六号)による改正前の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和三十一年法律第百六十二号)第十六条第一項の教育長をいう。)の教育委員会の委員としての任期が満了する日(当該満了する日前に当該教育長が欠けた場合にあっては、当該欠けた日)までの間は、改正後の第十二号様式及び第十三号様式の規定は適用せず、改正前の第十二号様式及び第十三号様式の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成二七年一二月二八日教育委員会訓令第五号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十八年一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成二八年三月三一日教育委員会訓令第一号)
この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二八年三月三一日教育委員会訓令第三号)
この訓令は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二八年一一月二二日教育委員会訓令第七号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成二十八年十二月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(令和三年三月三一日教育委員会訓令第一号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(令和四年三月三一日教育委員会訓令第一号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日から令和五年三月三十一日までの間における改正後の第十二条第三号の規定の適用については、同号中「毎年度四月一日」とあるのは、「令和四年一月一日」とする。
附則(令和四年七月二九日教育委員会訓令第二号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和四年八月一日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
(平28教委訓令7・令3教委訓令1・一部改正)
(平20教委訓令1・令3教委訓令1・一部改正)
(平28教委訓令7・一部改正)
(平28教委訓令7・令3教委訓令1・一部改正)
(平22教委訓令1・全改)
(令4教委訓令2・全改)
(平22教委訓令1・一部改正)
(令4教委訓令2・全改)
(平22教委訓令1・平27教委訓令3・平28教委訓令7・一部改正)
