○防府市上下水道局文書取扱規程
平成二十三年三月二十五日
水道局規程第九号
防府市水道局文書取扱規程(昭和四十一年防府市水道局規程第十五号)の全部を改正する。
目次
第一章 総則(第一条―第八条)
第二章 収受及び配布(第九条―第十条)
第三章 処理(第十一条―第二十条)
第四章 発送(第二十一条―第二十四条)
第五章 整理、編集及び保存(第二十五条)
第六章 雑則(第二十六条)
附則
第一章 総則
(趣旨)
第一条 防府市上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程に定めるところによる。
一 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム又は電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。
二 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
三 文書事務 文書の収受、整理その他文書に関する事務処理をいう。
四 文書管理システム 電子計算機を使用して文書事務及び文書に係る総合的な管理を行う情報処理システムをいう。
(令四上下水道局規程二・追加)
(文書の種類)
第二条 文書は、次のとおり区分して取り扱うものとする。
一 庁内文書 市の機関相互において収発する文書
二 庁外文書 前号の文書以外の収発する文書
(平二七上下水道局規程六・一部改正)
(文書取扱いの原則)
第三条 文書は、全て正確かつ迅速に処理し、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書事務は、文書管理システムを使用して行うものとする。ただし、上下水道局総務課長(以下「総務課長」という。)が認めた文書に係る文書事務については、この限りではない。
(平二七上下水道局規程六・令四上下水道局規程二・一部改正)
(課長の責務)
第四条 課長は、その主管に属する文書が前条の規定に従って処理されるように常に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任)
第五条 課長の文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任を置き、庶務を担当する課長補佐をもって充てる。ただし、課長補佐が置かれないときその他必要と認めるときは、課長が指定する者をもって充てることができる。
2 課長は、前項ただし書の規定により課長補佐以外の者を文書取扱主任に指定したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。
3 文書取扱主任は、上司の命を受けその課における次に掲げる事務を処理する。
一 文書の収受、配布及び発送に関すること。
二 文書処理の促進に関すること。
三 文書の審査に関すること。
四 文書の保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
五 文書事務の改善及び指導に関すること。
六 文書管理システムに関すること。
七 その他文書事務に関し必要なこと。
(平二七上下水道局規程六・一部改正)
(文書取扱担当者)
第六条 文書取扱主任を補佐するため、各課に文書取扱担当者を置き、係長の職にある者をもって充てる。
2 文書取扱担当者は、上司の命を受け次に掲げる事務を処理する。
一 文書の編集及び製本に関すること。
二 文書の審査に関すること。
三 文書の整理及び保管に関すること。
四 文書管理システムに関すること。
五 その他文書事務に関し必要なこと。
(平二七上下水道局規程六・令四上下水道局規程二・一部改正)
(総務課長の職務)
第七条 総務課長は、局の文書事務の処理状況に関して随時調査し、その事務が適正に処理されるよう指導しなければならない。
(文書処理に必要な帳票等)
第八条 文書処理のため上下水道局総務課(以下「総務課」という。)及び各課に備え付ける帳票等は、次のとおりとする。
一 総務課に備える帳票等
イ 公告式番号簿 第一号様式
ロ 金品配布簿 第二号様式
ハ 書留等配布簿 第三号様式
ニ 電報配布簿 第四号様式
ホ 物品配布簿 第五号様式
ヘ 決裁印 第六号様式
二 各課に備える帳票等
イ 文書受発簿 第七号様式
ロ 文書受付印 第八号様式
ハ 起案用紙 第九号様式
ニ 処理印 第十号様式
ホ 決裁印 第十一号様式
2 前項の規定にかかわらず、主務課において必要と認めるときは、総務課長の承認を得て文書処理のため適宜の帳票を用いることができる。
(平二七上下水道局規程六・一部改正)
第二章 収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第九条 局に到達した文書(直接主務課に到達した文書を除く。)は、総務課において収受し、次の要領により処理するものとする。
一 文書は開封せずに主務課の文書取扱主任に配布する。
二 現金、金券、物品その他これらに準ずるものは、金品配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。ただし、現金書留により送付されたものについては、金品配布簿の金額欄は記入しない。
三 書留、審査請求、内容証明、訴訟その他到達日時が権利の得失に関係のある文書は、封筒の表面に文書受付印を押印し、収受した日時を明記し、書留等配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。
四 電報は、電報配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。ただし、慶弔電報については、電報配布簿への記入を省略することができる。
五 物品は、物品配布簿に必要事項を記入の上、主務課に配布する。
2 配布すべき課が明らかでない文書は、総務課において開封し、主務課に配布する。
3 勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、別に定める。
(平二七上下水道局規程六・平二八上下水道局規程四・一部改正)
(主務課における収受文書の取扱い)
第十条 直接主務課において受領した文書は、前条の規定に準じて処理するものとする。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十一条繰上・一部改正)
第三章 処理
(処理の原則)
第十一条 文書の処理は、全て課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理を図り、その案件が完結するまでその経過を明らかにするよう留意しなければならない。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十二条繰上)
一 通知書、案内書その他これらに類するもので軽易なもの
二 新聞、雑誌、冊子その他これらに類するもの
2 課長の閲覧を経た文書は、指示に従い主務係長に交付する。
3 主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、速やかに起案、供覧その他必要な処置をとらなければならない。
4 配布を受けた文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十三条繰上・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第十三条 文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。
一 文書の記号は、防府市の頭文字及び次に掲げる課の記号で表し、番号の前に付けるものとする。ただし、庁内文書については、市名の頭文字を省略するものとする。
イ 総務課 水総
ロ 財務課 水財
ハ 水道課 水水
ニ 下水道課 水下
二 文書の番号は、同一の記号において毎年度四月一日に始まり翌年三月三十一日に終わる。
三 軽易な事件に関する文書については、番号を省略し、号外とすることができる。
(平二七上下水道局規程六・平三一上下水道局規程二・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十四条繰上・一部改正、令四上下水道局規程五・一部改正)
(起案の要領)
第十四条 起案は、次の要領によるものとする。
一 文書管理システムその他の情報処理システム(文書の決裁、供覧その他の事務処理を行うための機能を有しているものに限る。以下この号及び第十九条において「文書管理システム等」という。)を使用する方法又は文書管理システム等で出力した用紙を用いる方法によること。ただし、別に定めがある場合は、この限りでない。
二 定例のものは、一定の簿冊で処理し、又は単に閲覧にとどまる軽易なものは、処理印を押印し、余白に必要な事項を記載して決裁を受け、又は閲覧することができる。
三 起案文書には、内容に即した簡潔な標題を付すること。
四 文字は常用漢字、現代仮名遣いにより文案は理解しやすく、かつ、簡明に記述し、記載事項を訂正したときは、訂正者は、その箇所を明確にしなければならない。
五 必要なものには、起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を添付すること。
六 急を要するもの又は説明を要するものは、起案者又は上司が持参し、又は説明するものとし、機密に属するものは「秘」の字を朱書し、なお、必要に応じて封筒に入れる等の配慮をすること。
七 起案文書には、必ず編集簿冊名及び保存種別を明確にすること。
八 起案文書には、公開区分及び非公開等の区分を明確にすること。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十五条繰上・一部改正)
(決裁区分)
第十五条 起案文書には、防府市上下水道局事務決裁規程(昭和四十年防府市水道局規程第六号)に定める決裁区分を表示しなければならない。
(令四上下水道局規程二・旧第十六条繰上)
(合議)
第十六条 主務課長は、他の課に関係のある事件に係る文書について、当該関係課長に供覧し、又は合議しなければならない。
2 前項の場合において、その意見を異にし協議が整わないときは、上司の裁断を求めなければならない。
3 合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨合議先に通知しなければならない。
(令四上下水道局規程二・旧第十七条繰上)
(審査)
第十七条 次に掲げるものに係る起案文書は、関係課長の合議を経た後総務課に回付しなければならない。
一 市議会に提出する議案及び報告書(参考資料として添付するものを含む。)
二 条例、規則、規程及び告示
三 その他特に重要なもの
2 総務課長は、前項の規定により回付を受けた起案文書を審査し、市総務部行政管理課に提出しなければならない。
(平二四上下水道局規程三・平三一上下水道局規程二・令二上下水道局規程三・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十八条繰上)
(緊急処理すべき事件の取扱い)
第十八条 緊急に処理する必要があり、かつ、常例の手続を経る時間的余裕がない事件は、直ちに口頭によりその事件について決裁を受けて措置することができる。この場合においては、事後この章の規定に準じて正規の手続をとらなければならない。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第十九条繰上)
(決裁印の押印)
第十九条 上下水道事業管理者(以下「管理者」という。)及び局次長の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、総務課総務係において決裁印を押印し、主務課に返付しなければならない。
2 前項の文書以外の決裁(閲覧)済文書(文書管理システム等を使用する方法により決裁したものを除く。)は、主務課において決裁印を押印するものとする。
(平二六上下水道局規程六・平二七上下水道局規程一・平二七上下水道局規程六・平三一上下水道局規程二・令二上下水道局規程三・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十条繰上・一部改正)
(公示令達の原議の取扱い)
第二十条 所要の決裁を済ませた起案文書(以下「原議」という。)のうち公布及び告示を必要とする文書は、決裁後総務課において公告式番号簿により順次番号を付して公布等の手続をなし、主務課にはその写しをもって通知し、原議は総務課において保管するものとする。
(令四上下水道局規程二・旧第二十一条繰上)
第四章 発送
(発送文書の決裁)
第二十一条 発送文書は、全て上司の決裁を経た後発送しなければならない。
(令四上下水道局規程二・旧第二十二条繰上)
一 軽易な事件に係る文書 局名又は局次長名
二 特に軽易な事件に係る文書及び庁内文書(重要な事件に係るものを除く。) 課長名
(平二六上下水道局規程六・平二七上下水道局規程一・平二七上下水道局規程六・令二上下水道局規程三・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十三条繰上)
(浄書及び印刷)
第二十三条 文書の浄書及び印刷は、防府市文書取扱規程第二十六条に定めるところにより行うものとする。
(平二四上下水道局規程三・平二七上下水道局規程六・平三一上下水道局規程二・令二上下水道局規程三・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十四条繰上)
(発送文書の取扱い)
第二十四条 発送を要する文書は、次に掲げるところにより処理しなければならない。
一 浄書済みの発送文書は、当該文書が電子文書である場合を除き、防府市上下水道局公印規程(昭和三十八年防府市水道局規程第五号)第五条の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び特に軽易な庁外文書については、公印を省略することができる。
二 庁外文書で郵送を必要とするものについては、主務課において取りまとめ、総務課が指定する時間までに総務課に回付しなければならない。ただし、特別の事情により総務課に回付できないときは、主務課において直接郵便局に送達することができる。
三 電報は、主務課において発信し、総務課に備える電報配布簿に記入しなければならない。
2 電子文書である庁内文書は、庁内電子メール又は文書管理システムにより送信するものとする。
3 電子文書である庁外文書は、別に定めるところにより、電気通信回線を通じて送信することができる。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十五条繰上・一部改正)
第五章 整理、編集及び保存
(文書の整理、編集及び保存)
第二十五条 文書の整理、編集及び保存については、防府市文書取扱規程第五章の規定を準用する。
(平二七上下水道局規程六・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十六条繰上、令四上下水道局規程五・一部改正)
第六章 雑則
(その他)
第二十六条 文書の整理、編集及び保存について、この規程により難いものについては、管理者の承認を得てこの規程以外の方法により処理することができる。
(平二六上下水道局規程六・令二上下水道局規程三・一部改正、令四上下水道局規程二・旧第二十七条繰上)
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成二十三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行前になされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされたものとみなす。
3 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成二四年三月二六日上下水道局規程第三号)
この規程は、平成二十四年四月一日から施行する。
附則(平成二六年六月二五日上下水道局規程第六号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成二十六年六月二十六日から施行する。
(様式の改正に伴う経過措置)
4 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成二七年三月二四日上下水道局規程第一号)
(施行期日)
1 この規程は、平成二十七年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成二七年一二月二八日上下水道局規程第六号)
(施行期日)
1 この規程は、平成二十八年一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成二八年三月三一日上下水道局規程第四号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成二十八年四月一日から施行する。
附則(平成二八年一〇月一三日上下水道局規程第一〇号)
(施行期日)
1 この規程は、平成二十八年十一月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(平成三一年三月二二日上下水道局規程第二号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成三十一年四月一日から施行する。
附則(令和二年三月二六日上下水道局規程第三号)抄
(施行期日)
1 この規程は、令和二年四月一日から施行する。
(様式の改正に伴う経過措置)
3 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
附則(令和三年三月二九日上下水道局規程第二号)
(施行期日)
1 この規程は、令和三年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(令和四年三月三〇日上下水道局規程第二号)抄
(施行期日)
1 この規程は、令和四年四月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日から令和五年三月三十一日までの間における改正後の第十三条第二号の規定の適用については、同号中「毎年度四月一日」とあるのは、「令和四年一月一日」とする。
附則(令和四年七月二九日上下水道局規程第五号)
(施行期日)
1 この規程は、令和四年八月一日から施行する。
(経過措置)
2 この規程施行の際、従前の規定により定められた印刷物で残存するものについては、適宜修正の上使用することができる。
(令3上下水道局規程2・一部改正)
(令3上下水道局規程2・一部改正)
(令3上下水道局規程2・一部改正)
(平26上下水道局規程6・平27上下水道局規程1・令2上下水道局規程3・一部改正)
(令4上下水道局規程5・全改)
(令4上下水道局規程5・全改)
(平26上下水道局規程6・平27上下水道局規程1・令2上下水道局規程3・一部改正)
